Die Rheumatologie ist eine sprechende Medizin, die jedoch stark auf Zahlen und Daten angewiesen ist. Scores und PROs wie FFbH, HAQ, BASDAI/BASFI sind essenziell für die Verlaufskontrolle, doch ihre Erhebung auf Papier ist mühsam. Patientinnen und Patienten füllen im Wartezimmer komplexe Bögen aus, die anschließend vom Praxisteam manuell übertragen, gescannt und ausgewertet werden müssen. Dieser Medienbruch kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig.
DER FLASCHENHALS: ANALOGE BÜROKRATIE
Genau vor dieser Herausforderung stand die RHIO Düsseldorf, eine Praxisgemeinschaft für Rheumatologie, Immunologie und Osteologie. Vor der Einführung digitaler Lösungen dominierten Klemmbretter und Papierberge den Empfangsbereich. Dr. med. Stephanie Werner, Fachärztin in der RHIO, beschreibt die Ausgangslage deutlich: „Teilweise wurden die Bögen nicht richtig ausgefüllt oder die Patientinnen und Patienten haben Fragen vergessen. Dann konnte man den kompletten Score nicht verwenden.“ Zusätzlich zum medizinischen Verlust entstand ein enormer Verwaltungsaufwand. Das Personal musste viele Ressourcen in das Einscannen und Zuordnen von Dokumenten investieren – Zeit, die für die eigentliche Patientenversorgung fehlte.
DIE LÖSUNG: DIGITALE ANAMNESE VOR DEM PRAXISBESUCH
Die Einführung der Software Idana zur digitalen Patientenaufnahme und Anamnese verlagerte diesen Prozess. Patientinnen und Patienten erhalten nun bereits vor dem Termin einen Link per E-Mail. Sie beantworten die spezifischen rheumatologischen Fragebögen bequem von zu Hause aus – ohne Zeitdruck und mit Zugriff auf ihre eigenen Unterlagen. Die Daten werden verschlüsselt übertragen, automatisch ausgewertet und direkt in das Praxisverwaltungssystem integriert. Der Effekt auf die Praxisabläufe war sofort messbar. „Alleine durch das Vorbereiten, Auswerten, Einscannen der Fragebögen konnten wir so viel Zeit einsparen – sogar noch mehr als das, was uns die Statistik in Idana genannt hat“, resümiert Dr. Werner. Konkret beziffert die RHIO Düsseldorf die Entlastung auf etwa 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche.
AUTOMATISCHE SCORES UND HÖHERE DATENQUALITÄT
Für Ärztinnen und Ärzte liegt der größte Vorteil in der Vorbereitung. Scores und Indizes werden von der Software automatisch berechnet und aufbereitet. Wenn Patientinnen und Patienten das Sprechzimmer betreten, liegt das medizinische Bild bereits vor. Das Gespräch kann sich somit sofort auf die Therapie und das Befinden konzentrieren, statt Zeit mit dem Abfragen von Basisdaten zu verlieren.
Auch die Fehlerquote sinkt drastisch. Digitale Fragebögen führen die Patientinnen und Patienten logisch durch die Anamnese; Pflichtfelder verhindern lückenhafte Angaben. „Mit der digitalen Befragung durch Idana gibt es viel weniger Übertragungsfehler“, bestätigt Dr. Werner. Die Lesbarkeit von Handschriften spielt keine Rolle mehr, und die Datenqualität für das Arzt-Patienten-Gespräch steigt spürbar.
HERAUSFORDERUNG IMPLEMENTIERUNG
Die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse geschieht jedoch nicht über Nacht. Offenheit gegenüber neuen Abläufen ist Voraussetzung. Auch in der RHIO Düsseldorf war der Start mit Lernaufwand verbunden, insbesondere bei der Anpassung individueller Fragebögen im Editor. „Am Anfang war es recht kompliziert. Wir mussten uns erst einmal in den Editor reinfuchsen“, gibt Dr. Werner ehrlich zu. Doch die Investition lohnt sich langfristig. Nach der Eingewöhnungsphase ermöglichte der Editor der Praxis, ihre spezifischen Anforderungen exakt abzubilden.
FAZIT: GEWINNER SIND PERSONAL SOWIE PATIENTINNEN UND PATIENTEN
Die Digitalisierung der Patientenaufnahme ist mehr als nur der Verzicht auf Papier. Sie ist ein Instrument zur Ressourcensteuerung in Zeiten des Fachkräftemangels. Gut ausgebildete Rheumatologische Fachassistentinnen (RFA) werden von stumpfer Bürokratie befreit und können wieder stärker in der direkten Patientenversorgung arbeiten. Für die Rheumatologie, in der engmaschige Verlaufskontrollen entscheidend sind, bietet Idana damit einen doppelten Mehrwert: Rechtssichere Dokumentation und signifikante Zeitersparnis.
Sonderkonditionen & Webinar-Aufzeichnung
Über diesen Link https://praxis.idana.com/ erhalten Sie eine Übersicht aller Sonderkonditionen für Verbandsmitglieder. Zusätzlich können Sie sich dort die Aufzeichnung eines Webinars ansehen und erfahren, wie digitale Anamnese und strukturiertes Patientenmanagement den Praxisalltag spürbar entlasten – und gleichzeitig eine patientenzentrierte Versorgung unterstützen.
