PRAXISPROFIL

–   Praxisname: Rheumatologische Schwerpunktpraxis Dr. med. Silke Zinke
–   Fachrichtung: Innere Medizin/Rheumatologie (Schwerpunktpraxis)
–   Unternehmensgröße: 1 Ärztin, 4 Rheumatologische Fachassistentinnen  
–   Standort: Berlin

AUF EINEN BLICK

–   >100 Anrufe pro Woche werden zuverlässig verarbeitet
–   2 Stunden Zeitersparnis pro Woche
–   100 % Erreichbarkeit während der Sprechzeiten
–   Teamakzeptanz: 4 von 5 Punkten

HINTERGRUND

Die rheumatologische Schwerpunktpraxis von Dr. Silke Zinke ist eine hochspezialisierte Einzelpraxis in Berlin. Neben der täglichen Sprechstunde werden akute Termine vergeben, Laboruntersuchungen durchgeführt, Infusionen betreut und Studien begleitet. Zusätzlich arbeitet das Team in verschiedenen Versorgungsmodellen wie Selektivverträgen und ASV. Dr. Zinke übernimmt neben der ärztlichen Tätigkeit auch die Aufsicht über die Fachassistentinnen sowie die Durchführung und Dokumentation der vielen parallelen Behandlungsprozesse. Darüber hinaus ist sie seit 2020 Vorsitzende des Bundesverbandes Deutscher Rheumatologen e. V. (BDRh).

DIE HERAUSFORDERUNG

Während der Sprechzeiten klingelte das Telefon ständig – und wertvolle Arbeitszeit ging für Anrufe verloren, obwohl jede helfende Hand in der Praxis gebraucht wurde. Bei Personalausfällen musste die Praxis das Telefon sogar zeitweise komplett ausschalten, wodurch die Erreichbarkeit litt. Vor dem Einsatz der Telefonassistenz traten folgende Symptome auf:

–   Häufig Stress im Team
–   Anrufe konnten nicht immer beantwortet werden
–   Patientinnen/Patienten erreichten die Praxis teilweise nicht
–   Täglich 30–50 manuell zu bearbeitende Anrufe

VOM TÄGLICHEN ENGPASS ZUR STRUKTURIERTEN LÖSUNG

Als die Praxis merkte, dass das Telefon zunehmend den Takt des Arbeitstags bestimmte, wurde klar: Es braucht eine Lösung, die Struktur schafft – ohne den Praxisalltag komplizierter zu machen. Ziel war es, die Arbeit besser zu organisieren, während der Sprechzeiten zuverlässig erreichbar zu bleiben und Anrufe auch außerhalb der Öffnungszeiten planbar zu bearbeiten. PraxisConcierge überzeugte genau an dieser Schnittstelle zwischen Entlastung und Kontrolle.

WENIGER UNTERBRECHUNGEN, MEHR ÜBERBLICK

Im Alltag setzt die Praxis auf gezielte Funktionen des Telefon-
assistenten, die sofort spürbar entlasten: kurze SMS-Antworten für schnelle Rückmeldungen an die Patientinnen und Patienten, Rückrufe lassen sich mit einem Klick auslösen. Urlaubszeiten und Durchwahlen sind flexibel hinterlegt, sodass Anrufe richtig gesteuert werden. Besonders wichtig: Die Anrufe werden direkt der jeweiligen Patientenakte zugeordnet – für einen nahtlosen Arbeitsfluss ohne Medienbrüche.

„Wir sind immer erreichbar – in den Sprechzeiten. Und wir können Anrufe später abarbeiten.“
Dr. med. Silke Zinke

DIE ERGEBNISSE

Heute werden wöchentlich über 100 Anrufe automatisch erfasst und strukturiert verarbeitet. Das spart dem Team rund zwei Stunden Arbeitszeit pro Woche und bringt spürbare Ruhe in den Alltag. Patientinnen und Patienten erreichen die Praxis zuverlässig, Anliegen werden schneller bearbeitet. Auch die Erreichbarkeit für ärztliche Kolleginnen und Kollegen hat sich deutlich verbessert.

Die Praxis nutzt PraxisConcierge intensiv und plant die weitere Optimierung, etwa durch eine Online-Rezeption als Ergänzung zur Telefonassistenz. Rezepte, Überweisungen und Terminanfragen lassen sich dann unabhängig vom Telefon stellen – aber in einer Oberfläche bearbeiten. Fazit: Mehr Ruhe, bessere Erreichbarkeit – und messbar mehr Zeit für Medizin.

„Die Patientinnen und Patienten sind deutlich zufriedener und schätzen unsere Erreichbarkeit.“
Dr. med. Silke Zinke

Sonderkonditionen für BDRh-Mitglieder

Durch eine Kooperation zwischen PraxisConcierge und der BDRh Service GmbH erhalten Mitglieder des BDRh Sonderkonditionen wie den Entfall der Einrichtungsgebühr sowie einen Rabatt auf die monatlichen Gebühren. Über diesen Link https://www.bdrh.de/mitgliederbereich gelangen Sie auf den Mitgliederbereich des BDRh und haben dort die Möglichkeit, eine unverbindliche Anfrage an PraxisConcierge mit der bitte um Kontaktaufnahme zu stellen.