PRAXISMANAGEMENT

Homeoffice in der Praxis – So kann es gelingen!

Britta Welcker

Britta Welcker

Nicht erst seit der Corona-Pandemie werden Homeoffice-Angebote diskutiert - auch in der Arztpraxis. Obwohl Medizinische bzw. Rheumatologische Fachangestellte (MFAs/RFAs) eine Vielzahl an Aufgaben von zu Hause erledigen könnten, stehen viele Ärzte und Ärztinnen dem noch kritisch gegenüber. Wie Homeoffice umgesetzt werden kann und welche Vorteile es auch unabhängig von Pandemiezeiten bietet, verrät uns Britta Welcker, Managerin des MVZ für Rheumatologie Dr. Martin Welcker, wo Homeoffice seit 2018 unterstützt wird. Im Interview sprechen wir unter anderem über technische und personelle Voraussetzungen, Datenschutz und Mitarbeiterzufriedenheit. 

BDRh Service GmbH: Frau Welcker, erzählen Sie uns bitte kurz etwas zu Ihrer Praxis.

Britta Welcker: Das MVZ für Rheumatologie ist ein familien- und ärztlich geführtes Medizinisches Versorgungszentrum mit mehr als 16 Jahren Erfahrung auf dem Gebiet der Rheumatologie. Seit Übernahme der Internistisch-Allgemeinmedizinischen Praxis 2004 haben wir unseren Schwerpunkt der Rheumatologie immer weiter ausgebaut. Diese Spezialisierung ermöglicht uns eine wissenschaftlich fundierte, leitlinienbezogene moderne und menschliche Therapie in der Rheumatologie. Unser Ziel für unsere Patienten ist ein individuelles, persönlich abgestimmtes Behandlungskonzept. 

Derzeit arbeiten sieben Ärzte im MVZ, davon sechs Fachärzte für Rheumatologie und eine Weiterbildungsassistentin. Im Bereich der Assistenz unterstützen RFAs, MFAs, Fachkräfte im Labor und Kolleginnen in der Verwaltung das Team. Außerdem legen wir großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren kooperierenden Ärzten.


Seit wann setzen Sie Homeoffice in Ihrer Praxis um?

Das erste Mal, dass uns eine Mitarbeiterin aus dem Homeoffice unterstützt hat, war im Frühjahr 2018. Sie hatte einen sehr langen Anfahrtsweg von zu Hause zur Praxis und wir sahen im Homeoffice die Möglichkeit, sie zu entlasten.


Wer hat die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten und welche Aufgaben können dort erledigt werden?

Wir haben in unserem MVZ mehrere Aufgaben, die sehr gut aus dem Homeoffice erledigt werden können. Dazu zählen z. B. die Abrechnung, die Dokumentation des QM-Systems und auch die Terminierung und Organisation von Patiententerminen und Anfragen über Mail und Telefon. Wir haben MFAs im Homeoffice, aber auch „fachfremde“ Kollegen, die uns bei Aufgaben in der Verwaltung unterstützen.


Haben Sie Ihre Prozesse bzw. die Organisation der Praxisabläufe angepasst? 

In unserem MVZ sind die Kollegen arbeitstäglich fest in Bereiche eingeteilt – sie arbeiten den Tag über für die Abrechnung, Terminierung und Organisation im „Backoffice“, oder eben an der Anmeldung und in der Blutentnahme. Ob nun die Mitarbeiterin die Tätigkeiten für die Abrechnung aus dem Homeoffice erledigt oder aus einem Raum vor Ort, hat wenig Einfluss auf die Prozesse an sich. 

Die Organisation mancher Abläufe musste leicht angepasst werden. So gibt es z. B. feste Zeiten, in denen Rückfragen mit Ärzten telefonisch besprochen werden oder Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern, wenn Fragen im Team geklärt werden müssen. Aber da haben wir in Zeiten der Pandemie nochmals einiges dazugelernt.


Inwieweit beeinflusst das Arbeiten im Homeoffice die Abläufe in der Praxis? 

Wenn ich es am Beispiel der Tätigkeit unseres Backoffice festmachen möchte, bringt die Arbeit im Homeoffice sehr viel mehr Ruhe für die Mitarbeiter. Die Kollegen können ungestört arbeiten und sind sehr viel effizienter und weniger gestresst. Sie werden nicht durch Fragen unterbrochen und können in Ruhe abarbeiten. Diesbezüglich bringt es auch Vorteile für die Kollegen vor Ort, die das Backoffice dementsprechend weniger unterstützen müssen. 

Wir haben derzeit zehn Mitarbeiter, die an einem oder mehreren Tagen im Homeoffice arbeiten. Von diesen zehn Kollegen gibt es eine, die lieber vor Ort arbeitet, weil zuhause keine Möglichkeit besteht, außer in der Küche zu arbeiten. Ansonsten freuen sich alle anderen Mitarbeiter über die Möglichkeit des Homeoffice. Allerdings haben wir festgelegt, dass alle Mitarbeiter aus dem Homeoffice mindestens einmal pro Woche im MVZ vor Ort arbeiten müssen. Uns ist es sehr wichtig, dass der enge Kontakt im Team bestehen bleibt und wir uns regelmäßig sehen. Ein kleiner privater Satz nebenbei oder ein nettes Lächeln des Kollegen würde dann eben doch fehlen. Das ist vielleicht auch einer der wenigen Punkte, die ich als schwierig ansehe. Man muss darauf achten, dass sich die Mitarbeiter weder ausgeschlossen fühlen noch sich selbst abgrenzen.


Welche technische Infrastruktur nutzen Sie fürs Homeoffice?

Grundsätzlich ist der Einsatz von arbeitgebergestellter Technik (PC mit großem Bildschirm, etc.) anzustreben. Dies konnte im Rahmen der Akutsituation während der Pandemie nicht immer umgesetzt werden. Wir haben daher Mitarbeiter, die ihren privaten PC/Laptop benutzen und solche, die von uns ein Endgerät zur Verfügung gestellt bekommen haben. Je nachdem haben wir die Zusatzvereinbarungen zu den Arbeitsverträgen angepasst. 

Wir haben, nach Absprache mit den jeweiligen Mitarbeitern, auf Desktops oder Laptops eine gesicherte getunnelte Verbindung zu unserem Praxisserver installiert, die es ermöglicht auf das System der Praxis zuzugreifen (VPN). Insofern können die Mitarbeiter aus dem Homeoffice die gleiche Plattform nutzen, wie in der Praxis. Zusätzlich haben Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice telefonischen Kontakt zu unseren Patienten pflegen, ein Diensthandy (meist ein Smartphone mit Headset) zur Verfügung gestellt bekommen.


Welche Datenschutzfragen stellen sich?

Es gibt mehrere Dinge, die wir als Arbeitgeber beachten müssen, wenn wir Mitarbeitern einen Homeoffice-Arbeitsplatz ermöglichen. Die Kollegen müssen zur Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen anders sensibilisiert und verpflichtet werden. Eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag beinhaltet die Ergänzung zu den allgemeinbetrieblichen Datenschutzbestimmungen. Außerdem ist die betriebliche und private Nutzung der zur Verfügung gestellten Endgeräte zu klären und der unberechtigte Zugriff Dritter (auch Familienmitglieder) muss besprochen sein. 

Der Zugriff auf die Praxisstruktur sollte ausschließlich über eine gesicherte, passwortgeschützte Remote-Desktop-Verbindung via VPN-Tunnel erfolgen. Es dürfen sich keine Daten außerhalb der gesicherten und geschützten Praxisinfrastruktur befinden.


Wie steht es um die Zufriedenheit und Produktivität der Angestellten?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Zufriedenheit und die Produktivität bei der Arbeit im Homeoffice gestiegen sind. Zum einen sind die Störfaktoren immens weniger und die Mitarbeiter können konzentriert an der Arbeit bleiben, das steigert die Zufriedenheit. Zum anderen gehört auch der Aspekt der Anfahrt zur Arbeitsstelle beachtet. Hier im Kreis München hat der Verkehr immens zugenommen, Tendenz steigend. Mit jedem Tag, den die Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus arbeiten, gewinnen sie Freizeit.


Wie sehen Sie die finanziellen Auswirkungen des Homeoffice?

Die Bereitstellung von Endgeräten, Lizenzen für die sichere Verbindung und einige weitere Faktoren sind Ausgaben, die auf die Arbeitgeber zukommen. Aber ehrlicherweise muss man auch sagen, dass Raum für Arbeitsplätze vor Ort geschaffen wird. Und wenn die Produktivität gesteigert ist, sollte sich das auch finanziell positiv auswirken. Meiner Einschätzung nach halten sich positiv und negativ ungefähr die Waage.


Wollen Sie das Homeoffice auch weiterhin beibehalten?

Wenn der Grund nicht eine Pandemie ist, in der wir fast gezwungen waren, Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlegen, dann behalten wir die Verlegung von Arbeiten ins Homeoffice gerne bei. Wir haben ein gutes Team, vertrauen unseren Mitarbeitern und Kollegen und sehen somit sehr viel Positives an einem Heimarbeitsplatz.


Unter welchen Voraussetzungen würden Sie anderen Praxen Homeoffice empfehlen?

Letztendlich ist es schwierig anderen Praxen das Homeoffice zu empfehlen. Für unser MVZ bringt es definitiv Vorteile und wir bleiben weiter an diesem Konzept. Allerdings haben wir viele Voraussetzungen, die uns so positiv stimmen: Wir haben Mitarbeiter, die viel leisten, motiviert sind und denen wir ein hohes Maß an Vertrauen entgegenbringen. Es nutzt nichts, wenn wir uns fragen müssten, ob der Mitarbeiter in seiner Arbeitszeit bügelt, einkaufen geht oder mit den Kinder Hausaufgaben macht. 

Zusätzlich hätten wir schon den einen oder anderen Mitarbeiter „verloren“, weil er weiter weggezogen ist. Durch nur einen bis zwei Tage in der Woche mit einer etwas längeren Arbeitsanfahrt zur Praxis, konnten wir ihn „halten“. Durch den Gewinn an Freizeit und das von uns entgegengebrachte Vertrauen wertschätzen die Mitarbeiter und wir diese Form der Zusammenarbeit. Technische Voraussetzungen sind ein gutes Internet, damit die getunnelte Verbindung reibungslos funktioniert, ein im besten Fall vom Arbeitgeber gestelltes Endgerät mit einer Remote-Desktop-Verbindung in das Praxissystem sowie ein Handy mit Headset, damit für den Mitarbeiter keine zusätzlichen Kosten entstehen.


Gab es Hürden, die Sie bei der Einführung überwinden mussten? 

Zu Beginn der Einführung des Homeoffice mussten wir uns hauptsächlich mit den Bestimmungen des Datenschutzes beschäftigen, technische Anforderungen betrachten und die Mitarbeiter schulen, als Hürden würde ich dies nicht betrachten. Außerdem mussten wir uns einen Schubs geben, nicht immer alles kontrollieren zu können. 

Vielleicht ist dies für den einen oder anderen Kollegen tatsächlich schwierig. Aber aus unserer Erfahrung bisher können wir sagen, dass unser Vertrauen nicht missbraucht wurde und im Gegenteil das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter gestiegen ist. Vielleicht ist es sinnvoll, mit wenigen Mitarbeitern und nur einmal pro Woche das Projekt Homeoffice zu starten, damit man sieht, ob es zur Organisationsstruktur der Praxis passt.

Frau Welcker, haben Sie vielen Dank für das Gespräch!

Offizielles Mitteilungsorgan des BDRh e.V.